Di era digital yang semakin maju ini, peran relawan menjadi semakin penting dalam berbagai aspek kehidupan masyarakat. Namun, koordinasi dan manajemen relawan seringkali menjadi tantangan tersendiri dalam aktivitas kerelawanan. Oleh karena itu, diperlukan sebuah sistem yang dapat memfasilitasi komunikasi dan koordinasi antar relawan? Jawabannya, ada dong! Artikel ini akan membahas tentang sistem informasi relawan, sebuah konsep yang menggabungkan teknologi informasi dan komunikasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja relawan. Sistem ini dirancang untuk mempermudah proses penciptaan, pengaliran, dan distribusi informasi di antara relawan, sehingga dapat membantu mereka dalam pengambilan keputusan dan koordinasi kerja. Selanjutnya, kita akan mengulik definisi dan komponen dari sistem informasi, serta bagaimana sistem ini dapat diaplikasikan dalam konteks relawan. Mari kita mulai perjalanan ini untuk memahami lebih dalam tentang sistem informasi relawan!.
Sistem informasi identik dengan layanan komunikasi untuk menghubungkan anggota-anggota di dalam maupun di luar organisasi melalui sistem digital. Definisi sistem informasi adalah suatu kumpulan dari komponen-komponen dalam organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi (Marimin dkk., 2006). Sistem informasi merupakan serangkaian komponen berupa manusia, prosedur, data dan teknologi yang digunakan untuk melakukan sebuah proses untuk menghasilkan informasi yang bernilai untuk pengambilan keputusan (Soeherman & Pinontoan, 2008). Dengan demikian, sistem informasi dapat dikatakan sebagai kombinasi dari individu, prosedur, perangkat keras, software, basis data, dan jaringan yang digunakan untuk mengumpulkan, mengubah, dan mendistribusikan informasi dalam suatu organisasi.
Lalu, kaitannya dengan relawan apa, sih? Sebelum itu, kenali dulu, yuk, definisi dari kata tersebut. Relawan merupakan individu atau kelompok yang melakukan aktivitas pada waktu tertentu dengan tujuan memberikan manfaat dan keuntungan bagi individu atau kelompok lain yang membutuhkan (Wilson, 2012). Relawan terdiri dari berbagai jenis, antara lain relawan bencana, relawan lingkungan, relawan pajak, relawan politik, dan lain sebagainya. Relawan bencana merupakan jenis relawan yang paling banyak diketahui oleh masyarakat. Sehubungan dengan definisi relawan menurut Wilson (2012), relawan bencana dapat diartikan sebagai individu atau kelompok yang melakukan aktivitas pada saat terjadi bencana untuk membantu individu atau kelompok yang terdampak.
Oleh karena itu, sebelum melakukan penerjunan, relawan membutuhkan informasi terkait keadaan dan kebutuhan di lokasi bencana. Informasi ini kemudian akan digunakan untuk mempersiapkan hal-hal yang akan dibawa dan kegiatan apa yang akan dilakukan nantinya. Selama penerjunan, relawan juga membutuhkan informasi dari relawan lain yang ikut terjun untuk memastikan perkembangan keadaan di lokasi bencana. Oleh karena itu, sistem informasi yang baik menjadi salah satu kunci penting bagi keberhasilan penerjunan relawan dalam situasi bencana.
Salah satu penggunaan sistem informasi untuk komunikasi relawan adalah penggunaan Sistem Informasi Manajemen Relawan (SIM-R) yang dipelopori oleh Bidang Koordinasi Relawan BNPB. SIM-R merupakan platform digital yang ditujukan untuk masyarakat Indonesia untuk mengabdikan diri menjadi relawan di berbagai kegiatan sosial. Ketika pandemi COVID-19 melanda Indonesia, kebutuhan akan relawan menjadi sangat penting. Dalam situasi ini, SIM-R memungkinkan individu untuk mendaftar sebagai relawan dan memberikan kontribusi terbaik mereka untuk penanganan COVID-19 di Indonesia. Setelah mendaftar, relawan dapat berkolaborasi dengan instansi yang terdaftar dan terlatih sesuai bidang kompetensi mereka. Selain itu, SIM-R juga memberikan fasilitas bagi instansi untuk mendaftar dan berkolaborasi dengan para relawan. Dengan demikian, SIM-R memfasilitasi kerja sama antara relawan dan instansi dalam penanganan COVID-19. Dalam konteks ini, SIM-R bukan hanya menjadi alat untuk manajemen relawan, tetapi juga menjadi platform untuk kolaborasi, koordinasi, dan komunikasi antara relawan dan instansi terkait.
Nah, peran sistem informasi relawan mungkin tampak sederhana bagi kita sebagai masyarakat. Namun, sistem informasi relawan dapat memberikan banyak kemudahan bagi para relawan saat terjun ke lokasi bencana maupun saat ingin memberikan bantuan dari lokasi yang terpisah jauh. Sistem informasi relawan ini tidak hanya membantu koordinasi sesama relawan, tetapi juga membantu koordinasi relawan dengan pihak-pihak terkait yang dapat membantu kelancaran pemberian bantuan bagi para penyintas bencana.
Penulis: Dyan Dhandjaya Pambudi, Trixy Theodora Situngkir
Editor: Nahya Nazla Atsilah Priyadi
Referensi
Marimin, Tanjung, H., & Prabowo, H. (2006). Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia. Grasindo. https://books.google.co.id/books?id=awC2247vPUkC&printsec=frontcover&hl=id#v=onepage&q&f=false.
Sekretariat Bidang Koordinasi Relawan. Sistem informasi manajemen relawan. https://simr-covid.bnpb.go.id/
Soeherman, B., & Pinontoan, M. (2008). Designing Information System. Elex Media Komputindo. https://books.google.co.id/books?id=45jQWqrSQRIC.
Wilson, J. (2012). Volunteerism research: A review essay. In Nonprofit and Voluntary Sector Quarterly, 41(2), 176-212. https://doi.org/10.1177/0899764011434558